プライバシーポリシー
制定日: 2026年9月7日 最終改定日: 2026年10月21日
事業者
・名称: Otaac株式会社 ・代表者の氏名: 浜野秋仁 ・住所: 東京都渋谷区道玄坂1丁目10番8号渋谷道玄坂東急ビル2F-C ・個人情報保護管理者: 代表者
取得する情報
当社は、次の情報を取得します。 ・契約の担当者およびアカウントの情報（氏名・メールアドレス） ・相談・事案の記録（相談者・行為者に関する情報、証拠ファイル、録音を含みます）。相談者には、従業員のほか、求職者・インターン生・実習生と、構内で働く他社の従業員や個人事業主が含まれます。 ・お問い合わせの内容（LP のお問い合わせフォームでお預かりする、貴社の区分・会社名・事務所名・お名前・メールアドレス・従業員数を含みます） ・アクセスログ（IP アドレス・ブラウザの種類・アクセス日時など） 相談・事案の記録には、心身の状況など配慮を要する情報を含む場合があります。
利用目的
取得した情報は、次の目的で利用します。 ・本サービスの提供および運営 ・利用者の本人確認とアカウントの管理 ・利用料金の請求 ・不正な利用の防止 ・お問い合わせへの対応
相談データの位置づけ
相談・事案の記録に含まれる個人データは、契約者（お客様の組織）から当社が受託して取り扱うものです。 当社は、契約者の指示の範囲でこれを取り扱います。
AI 処理のための外部送信
録音の文字起こしと要約、および操作の案内の生成のため、当社は次のとおり外部へ送信します。 ・送信するもの: 対象の録音データ（文字起こしのため）、文字起こししたテキスト（要約のため）、および画面に表示する操作の案内を作るための情報（利用者の役割と、設定や対応の状況を件数などにまとめたもの）。操作の案内の生成には、相談の内容・氏名・連絡先・方針の本文を送信しません。 ・目的: 相談対応と事実確認を補助するための文字起こしと、その要点の要約、本サービスの操作の案内の生成に限ります。 ・処理する事業者: Google（サービス名 Google Cloud）。契約の相手方はグーグル・クラウド・ジャパン合同会社（日本の法人）です。 ・利用するサービス: Google Cloud Speech-to-Text（文字起こし）および Vertex AI（要約・操作の案内の生成）。 ・データの保管・処理を行う場所: 東京リージョン（asia-northeast1）を指定しています。 ・送信したデータは、モデルの学習に利用されない設定で運用します。 ・中継のために当社が一時保管したデータは、処理が終わりしだい削除します。 要約は記録された事実の要約に限られます。ハラスメント等への該当性の判定や示唆には使いません。 委託先としての位置づけ・国・保管地・体制は、次の「委託」の節に一覧で記載します。
委託
当社は、本サービスの提供のために、個人データの取扱いを含む業務を次の事業者へ委託しています。いずれについても、契約により取扱いを定め、必要かつ適切な監督をします。 Google（サービス名 Google Cloud） ・委託する業務: クラウド基盤の提供、録音の文字起こし、要約、操作の案内の生成。 ・対象のデータ: 本サービスに保存されたデータの全般（相談・事案の記録、証拠ファイル、録音、文字起こし、アカウント情報を含みます）。 ・移転先の事業者: グーグル・クラウド・ジャパン合同会社（日本の法人）。基盤の運用に Google の関連会社が関与することもあります。 ・国: 日本。 ・保管地: 東京リージョン（asia-northeast1）を指定しています。 ・体制: データ処理に関する契約条項により、当社の指示の範囲での取扱い、秘密保持、利用終了後の削除を定めています。ISO/IEC 27001 と SOC 2 の認証を受けています。送信したデータは、モデルの学習に利用されない設定で運用します。 Resend（メール送信） ・委託する業務: 通知メールの送信。 ・対象のデータ: 宛先のメールアドレス、件名、本文に含まれるリンク、配信の記録。相談・事案の通知については、件名は通知の種別のみで、本文に相談の内容や氏名は書きません。お問い合わせフォームからのご連絡については、当社担当者宛のメールの件名に会社名・事務所名が入ります。その本文には、貴社の区分・会社名・事務所名・お名前・メールアドレス・従業員数・お問い合わせ内容が含まれます。送信者への自動返信は固定文のみで、送信いただいた内容は含みません。 ・移転先の事業者: Plus Five Five, Inc.（米国の法人）。 ・国: 米国。 ・保管地: 米国。 ・体制: 外国にある第三者への委託にあたるため、個人情報の保護に関する法令が定める基準に適合する体制を確保しています。データ処理契約により、当社の指示の範囲での取扱い、目的外の利用の禁止、秘密保持、委託先がさらに委託する場合の管理、利用終了後の削除を定めています。 Slack（お問い合わせの通知） ・委託する業務: LP のお問い合わせフォームから送信された内容の、当社担当者への通知。 ・対象のデータ: 貴社の区分、会社名・事務所名、お名前、メールアドレス、従業員数、お問い合わせ内容。 ・移転先の事業者: Slack Technologies, LLC（米国の法人。Slack を提供する Salesforce グループの法人です）。 ・国: 米国。 ・保管地: 米国。 ・体制: 外国にある第三者への委託にあたるものとして取り扱い、個人情報の保護に関する法令が定める基準に適合する体制を確保しています。データ処理契約により、当社の指示の範囲での取扱い、目的外の利用の禁止、秘密保持、委託先がさらに委託する場合の管理、利用終了後の削除を定めています。 Stripe（決済） ・委託する業務: 利用料金の決済。 ・対象のデータ: 契約の担当者の氏名・メールアドレス・請求に関する情報。クレジットカードの番号は、契約者が Stripe へ直接入力し、当社は取得しません。 ・移転先の事業者: Stripe Japan, Inc.（日本の法人）。個人データの処理に Stripe の関連会社（アイルランドの法人・米国の法人を含みます）が関与します。 ・国: 日本。 ・保管地: 米国・アイルランドを含む国外。このほかの国を含む場合があり、全てを特定できないため、最新の状況は Stripe が公表するサブプロセッサの一覧をご確認ください。 ・体制: Stripe のデータ処理に関する契約条項により、取扱いを定めています。 外国にある事業者が関与する取扱いについては、本人の求めに応じて、移転先の国の名称、当該国の個人情報の保護に関する制度、移転先が講ずる措置（相当措置）の実施状況、その他法令が定める事項に関する情報を提供します。後記のお問い合わせ先で受け付けます。
第三者提供
当社は、法令に基づく場合を除き、取得した情報を第三者へ提供しません。 契約者が社会保険労務士事務所との接続を承認した場合、その事務所は承認した範囲で相談・事案の記録を閲覧できます。 これは契約者の指示に基づく取り扱いで、当社の判断による第三者への提供ではありません。 承認する範囲によっては、相談の原文の閲覧と証跡パッケージの出力まで及びます。 接続の取消は即時に反映されます。事務所による閲覧は監査ログに記録し、契約者が履歴を確認できます。
安全管理措置
当社は、次の措置を講じます。 **組織的安全管理措置** ・個人情報保護管理者を置くこと。 ・個人データを取り扱う従業者を、代表者と開発の担当者に限ること。 ・後記の技術的安全管理措置に記載する操作を監査ログに記録すること。 ・監査ログにより、取扱いの状況を確認できるようにすること。 ・本番環境への変更に、変更内容のレビューと手動の承認を求めること。 ・漏えい等の事案が生じた場合に、事実関係を調査すること。 ・法令に従い、個人情報保護委員会へ報告し、本人へ通知すること。 **人的安全管理措置** ・個人データを取り扱う従業者に、秘密保持の義務を課すこと。 ・外部の委託先と、取扱いの範囲を定めた契約を締結すること。 ・その契約で、当社の指示の範囲での取扱い、目的外の利用の禁止、秘密保持、委託先がさらに委託する場合の管理、利用終了後の削除を定めること。 **物理的安全管理措置** ・個人データを保管するサーバーと記録媒体を、当社が自社で保有しないこと。 ・保管と処理は、後記の技術的安全管理措置に記載する事業者の設備で行うこと。 ・従業者の業務用端末に、画面の施錠と記憶領域の暗号化を行うこと。 **技術的安全管理措置** ・データの保管と処理に用いるリージョンとして東京リージョン（asia-northeast1）を指定すること。 ・通信を TLS 1.2 以上で暗号化すること。 ・保存時の暗号化は、利用する事業者の既定の暗号化によること。 ・対応記録と監査ログを追記専用とし、更新と削除をアプリケーションとデータベースの二重で禁ずること。 ・次の操作を監査ログに記録すること。相談原文の閲覧、匿名相談の閲覧、証拠のダウンロード、文字起こしの閲覧と実行、証跡の出力、権限の変更、組織設定の変更。 ・役割に基づく権限管理と、組織ごとのデータの分離。 ・認証情報と外部サービスの鍵を専用の保管機構で管理し、アプリケーションのソースに含めないこと。 ・証拠ファイルのダウンロード URL を署名付きとし、5分で失効させること。 技術的な措置の詳細は、当社のセキュリティホワイトペーパーに定めます。
保存期間と削除
・証跡パッケージのダウンロードは、生成から7日間できます。その後、当社は自動的に削除します ・行為者として登録した氏名・連絡先は、登録時に指定する保有期限（既定は登録から1年・上限も1年）に達すると自動的に削除されます ・相談や対応の記録の本文に書かれた氏名は、この自動削除の対象ではありません。これらの記録は追記専用です ・解約後180日間、データの閲覧と証跡パッケージの出力ができます。この期間が経過した後、当社が契約者のデータを削除します ・利用登録をした日から起算して90日を経過しても利用契約が成立しない場合、当社はその登録とデータを削除します。削除する日の14日前までに、メールでお知らせします
開示・訂正・利用停止等の請求
保有個人データの開示・訂正・利用停止などの請求は、後記のお問い合わせ先で受け付けます。 請求者が本人であることは、登録されたメールアドレスからの送信であること、または本人確認書類の写しにより確認します。 手数料はいただきません。 ただし相談・事案の記録に関する請求は、契約者を通じてお受けします。前記のとおり、当社は契約者から受託して取り扱う立場にあるためです。
Cookie 等
当社は、ログインの状態を保持するための Cookie を使用します。 トップページ（LP）と本ページを含む法定表記のページに限り、アクセス解析のために Google アナリティクス（Google LLC が提供する GA4）を使用しています。ログイン後の画面と相談を送る画面では使用しません。 Google アナリティクスは Cookie と識別子を用いて、閲覧したページ、閲覧の日時、参照元、ボタンの押下、お問い合わせフォームの送信が完了したこと、ブラウザや端末の種類、おおよその地域を収集し、Google のサーバー（米国を含む国外）へ送信します。フォームに入力された内容や氏名、メールアドレスは送信しません。Google の説明によれば、IP アドレスは受信時に処理され、保存されません。当社はこの情報を、ページの閲覧状況の把握とサービスの改善のためにのみ利用し、広告のための機能は使用しません。 Google による取扱いは、Google のプライバシーポリシーと Google アナリティクスの利用規約によります。収集を止めるには、ブラウザの Cookie を無効にするか、Google が提供するオプトアウト アドオンをご利用ください。 ・Google のサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報の Google による使用: https://policies.google.com/technologies/partner-sites ・Google のプライバシーポリシー: https://policies.google.com/privacy ・オプトアウト アドオン: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
改定
当社は、本ポリシーを改定することがあります。 重要な変更をするときは、本サービスの画面で周知します。
お問い合わせ・苦情の申出先
・お問い合わせ先: 当社ウェブサイトのお問い合わせフォーム https://mikata-madoguchi.jp/ ・苦情の申出先: お問い合わせ先と同じです。